Prospectar: la gimnasia permanente para mantener todo funcionando

Prospectar: dícese de la acción de mantenerse activo en la búsqueda de prospectos y procurar convertirlos en clientes. Proceso de observación permanente y análisis de nuevas oportunidades para convertir prospectos en contactos y clientes.

Esa tranquilamente podría ser la definición del pequeño manual ilustrado del management y la gestión pyme; también del diccionario, la enciclopedia del vendedor y el primer concepto teórico en un curso de ventas o administración de empresas.

Por muchos especialistas, es quizás la actividad que más tiene importancia y repercusión práctica, inmediata y medible en la sustentabilidad de la empresa. La prospección es como el labrar la tierra, desterronar, oxigenarla, fertilizar y mantenerla húmeda para cuando se produzca la siembra haya buen arraigo de esas plantas y luego se den buenos frutos.

Prospectar, entonces, es lo que nos llevará a cerrar un ciclo y proceso que podemos describir en tres pasos:

  1. Prospección, contacto, cliente. La prospección es posiblemente la parte más estratégica, de observación, combinando el análisis de terreno con el de escritorio y bases de datos.
  2. Contacto es la generación de la comunicación, enlace, llegada y acercamiento, esa tarea de obtener el dato de quién es el responsable, el poder obtener más información, el pre-armar una propuesta o tamizar de todo un listado qué prospectos y contactos sirven para establecer una relación comercial productiva y positiva para ambas partes.
  3. Cliente, como tratamiento completo del proceso de ventas, con todo lo que ello conlleva, el procedimiento, las etapas, la gestión de objeciones, la elaboración de presupuesto, el cierre de venta, la postventa, fidelización, satisfacción a cliente, atención dedicada y/o personalizada, etc.

Cómo prospectar: ¿cómo generar prospectos?

Insistimos con el término Prospecto, más allá de la razón y nombre de nuestra consultora, por la simple motivación de que la mayoría de personas con las que contactamos en años de desarrollo profesional, tanto asesorandolos, como en diálogos durante eventos o intercambio de ideas, hay un desconocimiento en el término o confusión en su definición.

Tarea la nuestra, entonces, de poder divulgar información correcta, confiable, concreta y útil. Y es que, el prospecto no es un cliente, ni un posible cliente, ni un contacto; es prospecto. Punto. Definido y delimitado como prospecto, sabiendo reconocerlo, representarlo, respetarlo y justificarlo como tal, podremos manejarlo de forma adecuada.

Prospectar podría definirse de forma simple y resumida como la capacidad de observar el mercado, definir el segmento, determinar el público objetivo, segregar por características de interés, y sistematizar los prospectos para iniciar acciones de acercamiento tendientes a dar inicio a una relación comercial. De ahí, recién, podemos anotarlos en la columna de posibles clientes, interesados, contactos,

¿Cómo se clasificaría el “me interesa, pero por ahora no, llamame en dos meses”? Hay, de forma resumida, dos opciones. Fue una excusa y sacarnos de encima, o es información para agendar. Eso dependerá de cómo hayamos detectado el contexto, su tono de voz, gestos, si coincide con una temporada baja, si el acercamiento no fue en momento y lugar adecuado; y por el contrario, si en contraposición a lo anterior, hay un interés pero para el corto-mediano plazo. Corresponderá hacer un juicio sobre la cuestión y decidir, por criterio propio o política de la empresa, si descartar (pasa a la lista de contactos como no interesado), si agendar (pasa como interesado, con fecha de nuevo contacto) o pasa como posible cliente y se preparan las acciones ya de iniciar la relación comercial (analizar pre-propuesta, acciones de acercamiento, visita, entrevista, acercar una muestra, etc).

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La clasificación “popular” pone a todos en la columna de clientes. La clasificación por “prospectos”, sólo lleva a la columna de clientes a aquellos con los que hay posibilidad, oportunidad o probabilidad, con una estrategia de acercamiento, una propuesta comercial y la reducción de objeciones, dispersión y pérdida de tiempo o mala distribución de el, bajo una táctica y planteo anterior.

La receta mágica para generar clientes: se aprende a prospectar, prospectando…

Si lo pensamos de forma directa como estrategias para generar clientes, nos podríamos perder el proceso y clasificación que describen algunos autores para identificar etapas y pasos necesarios para convertir alguien en cliente. Sin hilar muy fino ni llegar al detalle, veremos que el cliente también tiene etapas, pre-venta, en venta y postventa; entre ellas los posibles clientes a corto, mediano y largo plazo, los interesados, consumidores, fidelizados, activos, pasivos, frecuentes, esporádicos, por necesidad, corporativos, mayoristas e individuales, y un largo etcétera.

Este amplio abanico parte del proceso de prospección, quizás más amplio y general, que pasará diferentes tamices y filtros para generar los contactos. De esos, se podrá ir trabajando y elaborando una pre-propuesta, la sistematización (carga en sistema, agenda, contactos previos, coordinación de reuniones, cronograma de ferias y rondas comerciales, etc); y luego si entrar de lleno a la venta y la gestión integral del cliente.

¿Por qué Prospectar y ejercitar la Prospección deben ser prioridad en la empresa?

¿Por qué? Por la ley ó principio de Pareto, simple y cruel realidad. ¿De qué trata la ley o principio de Pareto? dice que el 80% de nuestros clientes nos darán el 20% de facturación, y se aplica en todo lo que querramos describir una proporción de 80-20. Entonces, por contrapartida, el 20% de clientes nos dará el 80% del dinero necesario para que todo funcione.

¿Se comprende? En sí, tendremos un 2/8, 20-80, con clientes grandes que nos aporten a menor esfuerzo o dispersión, mayores cantidades de ingresos que todos los otros pequeños clientes. Éstos, más pequeños y muchas veces atendidos con menos dedicación por llevarnos más tiempo y esfuerzos de contactar, y tienen proyectos más pequeños cada uno con sus requerimientos particulares, son en verdad quienes nos mantienen en funcionamiento y con la garantía que si uno pequeño ó mediano se va, no generará una inestabilidad que nos haga perder la estabilidad de la estructura. Pero ésto, siempre, en proporciones, no de forma directa.

El mantener ese 80% de clientes pequeños, que en la cantidad nos permitan estar seguros y estables, funcionando, llenando huecos y horarios de producción, permitiéndonos que los hagamos crecer, pudiéndolos conocer más al detalle y convertirlos poco a poco y de forma sólida en grandes y partes de la otra porción; es el desafío de mantenerse innovador, una buena relación comercial a largo plazo y la permanente prospección.

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El ejercitar la prospección reduce y hasta elimina la “hoja en blanco”, brindándonos más ideas, innovación y propuestas para nuevos prospectos y actuales clientes. Esto hace la diferencia ante un mercado más competitivo y exigente.

¿Cómo nos acercamos a los prospectos para hacerlos clientes?

En mercados y rubros de alta competencia y rápido crecimiento, como es la consultoría, la publicidad e internet, entre otros muchos, es importante saber en qué nivel y proporción estamos. El “libro de pases” está muy dinamizado, de hecho, hay ocasiones que empresas comienzan a dividir sus campañas y acciones en dos o más agencias competencia entre sí ó asesorandose con interconsultas permanentes. Y el 80-20, más la fidelización, gestión de contactos, extra de lo que sea el mantener buena calidad, precio y calidad y las cualidades que se valoren en el caso particular, harán diferencia en cada día de trabajo.

El mantenerse prospectando es la forma de crecer. Poder mantener lubricada la maquinaria, adicionando trabajo de nuevos clientes, aún pequeños, en épocas de baja producción con el resto; de poder hacerle ese pequeño trabajo a un cliente que nos confía un referido y que al tiempo ya sea uno mediano o nos pase más servicios a nuestra empresa.

El prospectar es salir a caminar, paseando el perro, ir al cine un sábado y ver ese local que estuvo meses vacío, con un nuevo negocio que pueda vincularse y resultarnos atractivo de indagar más sobre él. Después veremos las oportunidades, posibilidades y probabilidades de trabajar juntos. Pero, mientras, ejercitamos el ojo, la mente y el lápiz para hacer nuevas propuestas, pensar más ideas y acercarnos a más prospectos.

Category: Gestión Comercial, Prospección, Servicios, Ventas

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- 17 Octubre, 2016

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